Krećemo tako da odredimo cilj: brže pronalaženje knjiga, bolja preglednost i očuvanje izdanja. Zapisujemo što nam je važno: dječje knjige na dohvat, klasici izdvojeni, e-knjige odvojene od tiskanih. Dogovorimo i rokove po etapama kako bismo posao završili bez preopterećenja.
Prvi korak je pražnjenje jedne police ili jedne zone, ne cijele sobe odjednom. Svaku knjigu kratko pregledamo i maknemo prašinu suhom krpom, a osjetljive omote odvojimo za nježnije čišćenje. Usput bilježimo oštećenja i naslove koje želimo zaštititi omotnicom.
Zatim radimo brzu selekciju u četiri hrpe: zadržati, premjestiti u drugu zonu, posuditi/razmijeniti, donirati. Kod duplikata odlučimo koji primjerak je u boljem stanju ili ima veću emocionalnu vrijednost. Tako oslobađamo prostor prije nego što krenemo u detaljno slaganje.
Dogovorimo sustav koji nam odgovara i koji je lako održavati: po žanru, autoru, jeziku ili kombinirano. Primjerice, odvojimo zasebne cjeline za fantastiku (uz bilješke o svjetogradnji), biografije, stručnu literaturu i klasike. Unutar cjeline koristimo abecedu ili redoslijed čitanja, ali ostajemo dosljedni.
Uspostavimo zoniranje prostora: najčešće čitane knjige na razinu očiju, teže knjige niže radi stabilnosti. Dječje knjige i slikovnice smjestimo niže kako bi djeca mogla samostalno birati. Krhka ili rijetka izdanja držimo dalje od izravnog sunca i izvora topline.
Za slikovnice i razvoj čitanja planiramo posebnu mikro-zonu s nekoliko košara ili plitkih polica. Naslove okrenemo licem prema van kad god možemo, jer djeca lakše biraju prema koricama. Rotiramo dio slikovnica svakih nekoliko tjedana kako bi interes ostao svjež bez kupnje novih knjiga.
Dodamo kratke oznake na police ili pregrade, ali bez pretjerivanja: nekoliko jasnih kategorija je dovoljno. Uvedemo i mjesto za 'sljedeće za čitanje' te mjesto za 'vraćanje na policu' kako knjige ne bi ostajale po stolu. Ovaj mali tok rada sprječava nakupljanje nereda i olakšava zajedničko korištenje zbirke.
Paralelno vodimo jednostavan popis zbirke u aplikaciji ili tablici: naslov, autor, žanr, lokacija na polici i status posudbe. Za e-knjige i čitače napravimo zaseban popis s oznakom platforme i formata, kako bismo znali što već posjedujemo. Tako izbjegavamo slučajnu kupnju istih naslova i lakše preporučujemo knjige drugima.
Ugradimo mali protokol za odabir sljedeće knjige: biramo prema raspoloženju, vremenu koje imamo i temi koju želimo istražiti. Za klasike držimo kratke sažetke ili vlastite bilješke kako bismo se lakše vratili djelu. Kod fantastike vodimo karticu s glavnim pojmovima svijeta i likovima, da nastavci budu razumljiviji.
